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Revisão do Office 365: é ideal para os meus negócios? Você se lembra quando precisaria ir até a loja de computadores local para comprar a versão mais recente do Microsoft Word … em um disco? Você pode até ter um enterrado no fundo de uma gaveta em algum lugar.

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É claro que hoje em dia você pode comprar e baixar seu software como arquivos digitais de maneira rápida e fácil com apenas um clique em um botão. Ou, como muitas empresas estão fazendo, você pode comprar um software como serviço baseado em nuvem, como o Office 365 da Microsoft.

O Office 365 traz para você o Outlook , Word , Excel , PowerPoint , OneNote e Publisher  para uma nova configuração online colaborativa.

Parece muito bom, certo? Bem, antes de fazer uma compra, vale a pena considerar os benefícios e as limitações do Office 365 e analisar os vários planos para negócios e empresas.

Nesta  revisão do Office 365 , mostraremos as coisas mais importantes a serem observadas, para ajudá-lo a decidir se o Office 365 é adequado para seus negócios.

O Office 365 também está disponível para usuários únicos e famílias, no entanto, para os propósitos desta revisão, cobriremos apenas os planos de negócios e corporativos, pois existem alguns.

Revisão do Office 365: Por que eu o usaria?

O Office 365 é uma versão online hospedada da versão tradicionalmente instalada do software Microsoft Office. Oferece email comercial e inclui aplicativos conhecidos como Word, Excel, PowerPoint e OneNote  e também fornece vários serviços comerciais, como Microsoft Teams  e SharePoint .

O que você tem acesso depende do plano de assinatura que você executa e pode variar bastante. Começando em  US $ 5 por mês e indo até US $ 35 , você terá uma ideia clara de tudo o que está incluído.

Com essa mudança para a nuvem, também vem um novo modelo de pagamento. Agora, em vez de comprar licenças, você precisará pagar uma taxa de assinatura mensal por usuário (mas mais sobre os preços do Office 365 posteriormente).

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Primeiro, você pode querer saber quais são os benefícios da migração para a nuvem:

  • Você receberá atualizações de software quando elas acontecerem
  • A computação em nuvem permite que as empresas evitem ou minimizem os custos iniciais da infraestrutura de TI
  • Menos manutenção
  • Aumente ou diminua rapidamente suas necessidades de operação e armazenamento
  • O compartilhamento e a colaboração são facilitados
  • As empresas se beneficiam de maior produtividade
  • É mais fácil trabalhar remotamente
  • É sempre feito backup dos seus arquivos

Que tipo de empresa geralmente usa o Office 365?

A Microsoft lançou o Office 365 em 2011, depois de sofrerem uma grande pressão do Google, que, três anos antes, lançou o G Suite (então chamado Google Apps para o seu domínio ).

Atualmente, o Google tem cerca de 5 milhões de clientes  pagando pelo G Suite, enquanto o Office 365 é usado por mais de 155 milhões de  usuários de negócios ativos, por isso deve ser uma oferta bastante sólida da Microsoft, certo?

Nesta revisão, veremos o que está faltando, como ele se compara a outras ferramentas de colaboração baseadas na nuvem e quanto custa.

Então, vamos nos aprofundar e dar uma olhada nos prós e contras do Office 365.

Revisão do Office 365: prós e contras

PROSCONS
Conveniência Ter todos os seus aplicativos (bate-papo, processamento de texto, e-mail) em um só lugar é muito conveniente. Alternar entre aplicativos e compartilhar arquivos é extremamente simples.Mais avançado que o G Suite As ferramentas da Microsoft têm maior flexibilidade e funcionalidade de formatação do que o G Suite , que é um fator importante a ser considerado, dependendo do uso dos aplicativos.Colaboração e compartilhamento O Office 365 facilita, sem esforço, a colaboração entre os membros da equipe. Vários membros da equipe podem trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo e os arquivos podem ser compartilhados rapidamente entre usuários diferentes.Não requer acesso à Internet Como o Office 365 também vem com aplicativos da área de trabalho (dependendo da sua assinatura), você pode trabalhar on-line ou off-line e sincronizar facilmente o que estiver trabalhando off-line com a nuvem depois de ter conexão com a Internet.Gama de aplicações Como veremos em breve, a gama de ferramentas de produtividade e colaboração do Office 365 é impressionante, cobrindo a grande maioria das necessidades. Integrações Você pode integrar-se a qualquer coisa, do seu CRM ao seu aplicativo financeiro e ao seu CMS. Atualizações de software em tempo real Com o novo modelo de assinatura online, você receberá atualizações de software como enquanto eles acontecem. Esse é um benefício real, pois a Microsoft atualiza regularmente seus aplicativos.Skype for Business ou Microsoft Teams?Essa transição do Skype para o Microsoft Teams é bastante confusa. Pelo menos no Business Premium, o botão para instalar o Skype ainda está presente, embora não seja possível.Problemas com o aplicativo Web Microsoft TeamsSe você estiver usando o Google Chrome como seu navegador, não conseguirá fazer chamadas de vídeo por meio do recurso de bate-papo do Microsoft Teams. Em vez disso, você precisará instalar o Edge ou baixar o aplicativo da área de trabalho. No entanto, você pode fazer chamadas na seção Equipes.Fácil de usarSe você não é um usuário experiente do Word ou do Excel, pode encontrar uma curva de aprendizado um pouco mais acentuada do que nos aplicativos do G Suite, por exemplo. No entanto, vale ressaltar que a Microsoft melhorou bastante sua experiência de usuário nas atualizações recentes.Armazenamento na núvemSe você deseja armazenamento ilimitado, terá que pagar por isso. Ao contrário do G Suite, que oferece aos usuários armazenamento ilimitado por US $ 12 por usuário por mês, com o Office 365, o armazenamento ilimitado é preservado para empresas e os preços começam em US $ 20.Compatibilidade com MacComo o Office 365 é um produto da Microsoft, ainda existem alguns problemas com o uso do pacote Office no Mac.SegurançaTer dados hospedados na nuvem sempre apresenta um risco de segurança mais elevado em comparação com a hospedagem de dados localmente. Felizmente, é fácil ativar a autenticação multifator (MFA) no Office 365 e diminuir o risco.

Introdução ao Office 365

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Criando uma conta e configurando

Ao se inscrever, você receberá um nome de domínio .onmicrosoft.com, que poderá ser alterado posteriormente adicionando seu domínio existente ou comprando um na Microsoft.

Surpreendentemente, você não é solicitado a atualizar seu nome de domínio na instalação, mas pode fazer isso clicando em Configuração no painel esquerdo e clicando em Domínios. Aqui você verá a opção de adicionar ou comprar um domínio.

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Dica  – Se você precisar comprar um domínio, recomendamos fazê-lo por meio de um provedor de domínio como Namecheap, em  vez de através da Microsoft – você encontrará um suporte melhor e provavelmente economizará também um pouco de dinheiro.

Instalando aplicativos

Dependendo da assinatura que você possui, sua configuração será um pouco diferente. Testamos a assinatura do Office 365 Business Premium , o que significa que tivemos que instalar os aplicativos da área de trabalho no computador. Você é solicitado a fazer isso e isso é relativamente indolor.

Você verá que também fomos solicitados a instalar o Skype for Business , que finalmente descobrimos que, apesar do botão estar presente, não era possível, pois esse aplicativo agora se tornou o Microsoft Teams .

Após a  instalação dos aplicativos , você verá que tem acesso a eles através do bloco no canto superior esquerdo.

Adicionando usuários

Você pode adicionar usuários indo para Usuários ativos e adicionando um ou vários usuários e definindo seu status de autenticação multifatorial – isso diminuirá o risco de terceiros poderem acessar seus dados e documentos.

Um bom recurso do Office 365 é que você pode organizar sua página inicial do centro de administração de acordo com suas preferências, usando o recurso de arrastar e soltar cartões.

Recursos e aplicativos do Office 365

O pacote do Office 365 é robusto, que abrange tudo, desde email a processamento de texto e armazenamento em nuvem. Aqui está uma rápida visão geral de suas principais aplicações.

ONEDRIVE

Você se lembra de ter que enviar documentos por e-mail para poder acessá-los em outro computador ou carregar o pen drive onde quer que fosse? A beleza da nuvem é que seus arquivos podem ser compartilhados e acessados ​​facilmente em qualquer dispositivo, inclusive no seu celular.

O OneDrive é o serviço de hospedagem de arquivos fornecido com o Office 365 e onde você pode encontrar seus arquivos e documentos pessoais e compartilhados (semelhante ao Dropbox e Google Drive). Se você achar mais fácil trabalhar nos aplicativos da área de trabalho, é muito simples sincronizar o OneDrive para que você tenha as versões mais recentes dos seus documentos armazenadas na nuvem. Isso também significa que tudo o que você faz é feito em backup.

O que gostamos: O  OneDrive facilita muito o acesso e o compartilhamento de arquivos pelos usuários. Os administradores podem controlar as configurações de compartilhamento (por exemplo, especificar se os usuários podem compartilhar arquivos com pessoas de fora da organização) e configurar pastas compartilhadas para diferentes departamentos.

O que poderia ser melhorado: tenha cuidado ao enviar mais de 15 GB de dados por vez, pois o OneDrive não lida muito bem com um upload tão grande e pode falhar. Além disso, seria bom se houvesse uma opção para sincronizar com a versão da área de trabalho de qualquer documento único com um único clique.

PERSPECTIVAS

O Outlook é o terceiro provedor de e-mail mais usado em todo o mundo, seguindo o Gmail e o Apple iPhone.

É bastante intuitivo e vem com todos os recursos que você esperaria de um cliente de email.

Ao anexar arquivos a emails, você pode anexá-los como um link do OneDrive ou do seu computador.

Se você receber muitos anexos em seu email, o visualizador de fotos integrado do Outlook permitirá que você veja as fotos rapidamente antes de se comprometer em salvá-las no OneDrive ou baixá-las, o que achamos um recurso útil.

recurso Immersive Reader no Outlook na Web é interessante para aqueles que se distraem facilmente (que não estão hoje em dia!), Pois o email preenche toda a página e bloqueia todo o resto do Outlook para facilitar a leitura.

Você já passou algum tempo procurando um e-mail importante? O Outlook permite a opção de sinalizar ou fixar seus e-mails na parte superior, o que é ótimo quando você recebe muitos e-mails por dia. Você também pode codificá-las em cores, algo que não é possível no Gmail.

Na verdade, é tecnicamente possível vincular sua conta do Gmail ao Outlook, usando a interface do Outlook com o serviço de e-mail do Gmail. Na verdade, você pode usar quase qualquer conta no Outlook – e ainda acessá-la através do aplicativo dedicado original.

O que gostamos: o layout funciona bem, assim como as várias opções de organização. O fato de os e-mails serem abertos em guias na parte inferior da tela significa que você pode alternar entre vários e-mails de uma só vez e não precisa se preocupar em esquecer um e-mail importante na caixa de entrada. * As guias não estão disponíveis para o aplicativo de desktop.

O que poderia ser melhorado: classificar seus e-mails nas guias Focada e Outras nem sempre funciona. Se você estiver focado demais na primeira guia, poderá perder um e-mail importante que não foi filtrado corretamente.

PALAVRA

Lançado em 1983, muitos de vocês terão uma boa experiência no uso do veterano das ferramentas de processamento de texto que é o Microsoft Word.

Aqueles que a viram evoluir através dos tempos estarão familiarizados com a espada de dois gumes do Word: suas características. Existem tantos! E para o usuário inexperiente do Word, isso pode ser um pouco esmagador.

Fonte: Chargify.com

Felizmente, a experiência do usuário do Word Online é um pouco mais amigável , com a introdução de um carrossel de menus e opções alternados na visualização Faixa de opções simplificada. Funciona muito bem, com as opções mais necessárias e relevantes geralmente aparecendo quando você precisa delas. A barra de ferramentas de formatação flutuante que aparece sempre que você seleciona um bloco de texto é um recurso particularmente útil.

Outra vantagem do Word do Office 365 é que você pode alternar perfeitamente entre a versão online e a da área de trabalho clicando no botão Abrir no Word no painel de comando. Talvez você precise fazer isso quando descobrir que os recursos do Word Online são um pouco curtos, ou seja, a guia Referências.

A colaboração é simplificada  com o botão Compartilhar. Tudo o que você precisa fazer é inserir o endereço de e-mail da pessoa e ela será notificada imediatamente. Eles podem editar diretamente ou deixar comentários, aos quais você pode responder. Muito parecido com o Google Docs.

No caso de informações confidenciais, você também pode alterar suas configurações de privacidade e selecionar quem deseja ter acesso ao documento em uma unidade compartilhada.

Revisão do Office 365: OneDrive

Word Mobile App

Por meio do aplicativo Word, disponível no iOS e Android, você pode visualizar e editar seus documentos diretamente no seu celular. Isso é ótimo para quem está sempre em movimento e precisa exibir um documento para uma edição de última hora.

O que gostamos: A colaboração em documentos on-line é muito simples, permitindo que você marque uma pessoa da sua organização nos comentários e veja as edições em tempo real.

Algo que gostamos particularmente é o recurso de ditar . Ele capturou quase tudo que é perfeito para palavras, o que nem sempre é o caso com esse tipo de software.

O trabalho on-line e off-line é facilitado pelo botão Abrir no Word.

O que poderia ser melhorado: Embora realmente gostemos da nova simplicidade do Word Online, se você estiver trabalhando em um projeto mais elaborado, verá que os recursos ficam aquém quando comparados à versão para desktop.

EXCEL

Em termos de potência e recursos, nenhum outro aplicativo de planilha se aproxima do Excel.

Obviamente, para um usuário inexperiente ou alguém acostumado a usar o Planilhas Google, o número de recursos no Excel pode ser um pouco impressionante . Imagino que a Microsoft tenha adicionado o recurso ‘Diga-me o que você quer fazer’ por esse motivo – você também pode encontrá-lo nos outros aplicativos do Office e é bastante útil.

No entanto, ao comparar o aplicativo on-line e o desktop, você verá que faltam muitos recursos na versão on-line. De fato, as guias Desenhar, Layout da página e Fórmulas estão completamente ausentes.

Dito isto, ainda é muito mais poderoso que o Planilhas Google.

Aplicativo móvel do Excel

O aplicativo móvel do Excel é útil se você precisar examinar uma planilha em movimento, mas não recomendamos que você trabalhe no Excel no seu celular.

O que gostamos: embora os recursos do Excel possam ser esmagadores se você não estiver familiarizado com eles, o útil recurso ‘Diga-me o que você quer fazer’ pode rapidamente apontar na direção certa.

O que poderia ser melhorado:  se você estiver usando o Excel para tarefas complexas, precisará usar a versão para desktop da ferramenta, pois verá que o Excel para dispositivos móveis e web é um pouco limitado. Diríamos também que um aplicativo como o Planilhas Google é muito mais acessível para iniciantes, mas depende totalmente do uso das ferramentas.

EQUIPES DA MICROSOFT (anteriormente Skype for Business)

Pense no Microsoft Teams como um tipo de combinação entre o Skype e o Slack, que, em nossa opinião, é excelente, pois você coloca tudo sob o mesmo teto.

Você pode criar canais de equipe, acessar e enviar seus arquivos compartilhados através do bate-papo e agendar reuniões. Você pode até integrá-lo aos seus aplicativos favoritos, como Trello, Asana, Google Analytics e MailChimp .

A reunião com sua equipe por meio de videochamadas  é possível na seção Equipes  no painel esquerdo. Basta configurar um nome de equipe, convidar usuários e fazer uma ligação. Como a Microsoft está migrando do Skype for Business para o Microsoft Teams, as chamadas ainda não são suportadas através da seção de bate-papo em vários navegadores (incluindo Chrome e Firefox). Em vez disso, você é instruído a baixar o aplicativo de desktop ou usar o Edge como nosso navegador.

O que gostamos: o layout é fácil de navegar e o fato de você poder compartilhar arquivos através do bate-papo faz dele uma ótima ferramenta de produtividade. O equivalente do Google, Hangouts, por outro lado, nem chega perto.

O que poderia ser melhorado: como o Google Chrome é o navegador da Web mais usado em 2019, gostaríamos de ver as chamadas suportadas para este navegador. A Microsoft garante que ‘o suporte para chamadas está disponível em breve’ para o Chrome.

OUTROS APLICATIVOS DO OFFICE 365

O Office 365 tem todo um host de aplicativos. Outros aplicativos incluídos são:

PowerPoint – Para construção de apresentações.

OneNote – Crie anotações detalhadas desenhando, digitando ou carregando imagens.

Reservas – Este é o seu calendário onde você pode acompanhar suas reuniões e as de outros funcionários em tempo real.

SocialPoint – Esta é uma plataforma na qual você pode criar artigos de notícias multimídia e sites internos, o que significa que todos na organização podem ficar atualizados facilmente sobre tudo relacionado aos seus negócios e setor.

Exchange Online – Um aplicativo de mensagens hospedado que fornece às organizações acesso à versão completa do Exchange Server (servidor de email da Microsoft). Inclui acesso a email, calendários, contatos e tarefas para qualquer dispositivo de terminal.

A Microsoft também está lançando uma ferramenta de faturamento , embora a disponibilidade esteja disponível para você, dependendo da região em que você está.

O Microsoft Office 365 pode ser usado offline?

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Isso depende de qual assinatura você possui, pois algumas vêm apenas com acesso aos aplicativos da Web e outras com as versões para desktop disponíveis para download.

Se a sua assinatura for fornecida com os aplicativos da Web e da área de trabalho, você poderá sincronizar seu computador com o OneDrive (serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft) antes de ficar offline. Depois de voltar a ficar on-line, seus documentos editados enquanto off-line serão automaticamente carregados no OneDrive.

Preços do Office 365: Quanto custa o Microsoft Office?

Há mais de uma dúzia de edições para escolher e os preços variam de US $ 5 a US $ 35 por usuário por mês .

As assinaturas do Office 365 Business e Enterprise vêm com 1 TB de armazenamento online (ilimitado para mais de cinco usuários nos planos E3 e E5), o  que deve ser suficiente para a maioria das empresas de médio porte.

Uma diferença importante entre os planos de negócios e empresas é que o último permite a você assentos ilimitados  e o primeiro apenas até 300 .

Suporte por telefone e web 24/7 é fornecido para todos os planos.

Aqui estão os preços por usuário por mês, tendo em mente que todos os planos do Business e Enterprise Office 365 vêm com um compromisso anual.

Planos de negócios do Microsoft Office 365 (até 300 usuários)

Office 365 Business Essentials – $ 5

Esse plano realmente cobre apenas o essencial e é melhor para empresas que precisam apenas de e-mail e serviços comerciais, como OneDrive, MicrosoftTeams, SharePoint e Exchange. As versões da área de trabalho dos aplicativos do Office não estão incluídas.

Office 365 Business – $ 8,25

Ideal para empresas que precisam de aplicativos do Office, além de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem no PC, Mac ou celular. O email comercial  não está incluído , nem o SharePoint, o Microsoft Teams ou o Bookings.

Office 365 Business Premium – $ 12,50

Incluindo tudo, esse plano é chamado de Premium por um motivo. Você tem e-mail comercial e todos os aplicativos e recursos para dispositivos móveis, web e desktop.

Planos do Microsoft Office 365 Enterprise (usuários ilimitados)

Office 365 ProPlus – $ 12

Esse plano inclui aplicativos do Office, além de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem através do OneDrive. O email comercial não está incluído.

Office 365 E1 – US $ 8

E-mail, armazenamento e compartilhamento de arquivos, Office Online, reuniões e mensagens instantâneas estão incluídos. No entanto, os aplicativos do Office não são.

Office 365 E3 – US $ 20

O E3 inclui todos os recursos do ProPlus e do Office 365 E1, além de ferramentas de segurança e conformidade, como retenção legal e prevenção de perda de dados. Armazenamento em nuvem ilimitado para contas com cinco ou mais usuários.

Office 365 E5 – US $ 35

Esse plano inclui literalmente tudo, além de oferecer recursos avançados de segurança, análise e voz. Armazenamento em nuvem ilimitado para contas com cinco ou mais usuários.

Revisão do Office 365: Concorrência e Veredicto

Há pouco tempo, escrevemos nossa revisão do G Suite . Vamos ver como o Office 365 se compara quando comparado com a concorrência.

Em termos de aplicativos , você achará os aplicativos do G Suite, como Google Docs, Sheets e Slides, muito fáceis de usar – afinal, o Google é conhecido por sua simplicidade e interface do usuário . Por outro lado, por esse mesmo motivo,  é aconselhável que as empresas que precisam realizar formatação mais avançada ou tenham acesso a recursos mais sofisticados optem pelo pacote do Office 365 .

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Ao comparar o Outlook da Microsoft  com o Gmail,  você descobrirá que o primeiro parece um pouco mais confuso, mas, novamente, isso depende do que você está acostumado. É muito conveniente ter o Hangouts (o recurso de bate-papo do G Suite)  presente no Gmail. Se você deseja enviar uma mensagem rápida para alguém através do portal de bate-papo do Office 365, precisará ir para as equipes, e isso pode parecer um pouco desajeitado.

Comparado ao número limitado de planos do G Suite , o Microsoft Office 365 tem um plano para todas as empresas. Afinal, nem todas as empresas precisarão dos aplicativos e dos serviços comerciais (Microsoft Teams, SocialPoint etc.).

No entanto, em termos de armazenamento , o G Suite tem uma vantagem. O plano de negócios do G Suite oferece armazenamento ilimitado a apenas US $ 12 por usuário por mês. Se você deseja armazenamento ilimitado com o Office 365, terá que pagar muito mais pelo plano E3, que custa US $ 20 por usuário por mês.

Conclusão: vale a pena comprar o Office 365?

O Office 365 é um pacote muito completo e fizemos o possível para cobrir todos os aplicativos e recursos importantes nesta revisão do Office 365. Dito isto, é claro que ainda há muito mais a ser descoberto – provavelmente por que eles oferecem tantos vídeos de treinamento!

Acreditamos que o Office 365 é uma ótima solução para usuários corporativos que:

  • Deseja um endereço de email em seu próprio domínio
  • Não ultrapassará os limites de armazenamento de 1 TB
  • Deseja que a opção funcione na nuvem e em aplicativos de desktop
  • Precisa acessar aplicativos de produtividade
  • Deseja ativar facilmente a colaboração entre os membros da equipe
  • Deseja controlar itens como acesso do usuário, configurações de compartilhamento e configurações de segurança

Em resumo: acreditamos que o Office 365 é uma solução completa para pequenas e médias empresas e grandes empresas. Ele oferece uma ampla variedade de aplicativos (disponíveis para Web, dispositivos móveis e computadores) e, na maioria desses aplicativos, os recursos oferecidos excedem os do G Suite.

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