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G Suíte é bom ? O que você precisar saber antes de comprar (Review)


Eis um fato interessante: quando o Google lançou o Gmail pela primeira vez em 2004, muitos o rejeitaram como uma piada de 1º de abril.

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O 1GB de armazenamento oferecido pareceu bom demais para ser verdade (naquela época, rivais como Hotmail e Yahoo só ofereciam 2MB). E a data de lançamento de 1 de abril obviamente também não ajudou.

15 anos depois, cerca de 1 em cada 4 utilizadores utilizam agora o Gmail  para o seu email.

Além disso, o Gmail agora também faz parte da oferta do G Suite do Google, um dos suítes de produtividade on-line mais usados ​​do mundo.

Com os aplicativos do G Suite indo além do e-mail para incluir documentos, armazenamento de arquivos, calendários, ferramentas de bate-papo e mensagens e muito mais, o  G Suite é sem dúvida uma solução abrangente para colaboração e comunicação – seja você uma empresa, solopreneur, escola ou organização sem fins lucrativos .

Mas, por mais impressionantes que sejam as capacidades do G Suite, ele tem suas limitações  – e vale a pena pesá-las antes de tomar uma decisão.

Nesta análise do G Suite , mostraremos as coisas mais importantes que você precisa saber para ajudar você a decidir se o G Suite é ideal para você.

Vamos começar analisando rapidamente por que você usaria o G Suite e quais são os prós e contras do G Suite.

Índice

  • Por que eu usaria o G Suite?
  • Revisão do G Suite: Prós e Contras
  • Primeiros passos no G Suite
  • Aplicativos do G Suite
  • Outras características
  • Suporte do G Suite
  • Preços
  • Revisão do G Suite: considerações finais

Por que eu usaria o G Suite?

O G Suite  é adequado para:

  • Pequenas e médias empresas que desejam usar um conjunto de ferramentas de aplicativos em que suas equipes podem colaborar e compartilhar arquivos com facilidade , e onde os administradores podem controlar as configurações de acesso e segurança
  • Solopreneurs ou freelancers que desejam uma solução acessível  para email e ferramentas de produtividade, e que desejam poder compartilhar facilmente o trabalho com clientes e parceiros
  • Escolas e instituições de ensino que desejam permitir a colaboração entre professores e alunos (observe que há uma versão do G Suite for Education gratuita)
  • Organizações sem fins lucrativos que desejam aproveitar a versão gratuita do G Suite para organizações sem fins lucrativos
  • Qualquer pessoa que prefere trabalhar fora da nuvem , em vez de usar soluções de desktop e armazenamento local

Revisão do G Suite: Prós e Contras

PRÓSCONTRAS
Conveniência: Há um grande valor em ter todas as ferramentas de produtividade do escritório em um só lugar. Com o G Suite, alternar entre e-mail, documentos, agendas e bate-papo é uma experiência perfeita, que economiza uma quantidade imensurável de tempo e esforço.Facilidade de uso:  os produtos do G Suite são simples e fáceis de adaptar. Por exemplo, o Documentos e o Planilhas Google oferecem uma experiência simplificada e funcional de ferramentas conhecidas, como o Microsoft Word e o Excel. Outras ferramentas, incluindo o Admin Console, também são fáceis de navegar e intuitivas de usar.Colaboração e compartilhamento:  um dos processos mais fortes do G Suite é a facilidade com que facilita a colaboração entre os membros da equipe. Vários membros da equipe podem trabalhar com o mesmo documento ao mesmo tempo, e os arquivos podem ser rapidamente compartilhados entre diferentes usuários.Tudo é executado na nuvem: o  Google realmente foi pioneiro no conceito de trabalhar fora da nuvem (e acabou obrigando concorrentes como a Microsoft a fazer o mesmo). Todos os aplicativos do G Suite ficam sem navegadores, o que significa que não há download de software e as alterações feitas nos documentos são feitas automaticamente e feitas em tempo real.Gama de aplicativos:  como veremos em breve, a gama de ferramentas de colaboração e produtividade do G Suite é impressionante, cobrindo a grande maioria das necessidades.Bastante armazenamento em nuvem:  nos planos Business e Enterprise, os usuários obtêm armazenamento ilimitado. Além disso, os arquivos criados no Documentos, Planilhas, Apresentações Google, etc não são direcionados ao seu limite de armazenamento.Versão gratuita disponível:  muitas das ferramentas (Gmail, Documentos, Drive, etc.) estão disponíveis para uso gratuito (para contas pessoais), com alguns limites de armazenamento e um endereço de e-mail @ gmail.com. No entanto, quando você se inscreve no G Suite, recebe uma avaliação gratuita de 14 dias para configurar um endereço de e-mail profissional e experimentar recursos extras, como o Admin Console.Integrações: o  G Suite tem uma quantidade massiva e crescente de integrações com todo tipo de ferramenta que você pode imaginar (CRMs, desenvolvimento web, criativo, contabilidade e finanças, acadêmico e assim por diante). Isso possibilita que o G Suite se encaixe facilmente em qualquer processo existente.Não tão avançado quanto o Microsoft Office : quando você compara Documentos, Planilhas e Apresentações com as versões para desktop do Word, Excel e Powerpoint, você descobrirá que eles não são tão avançados. Eles não têm muita flexibilidade de formatação e funcionalidade que você encontrará nas ferramentas da Microsoft, o que pode ser limitante para alguns.Requer acesso à Internet: o  G Suite é todo baseado na nuvem, o que significa que você precisa de uma conexão com a Internet para poder usar muito isso. Dito isso, algumas funcionalidades off-line estão disponíveis (por exemplo, poder editar documentos off-line e sincronizar alterações quando você estiver on-line novamente).Compatibilidade com a Microsoft:  Embora o Documentos, o Planilhas e o Apresentações sejam compatíveis com os formatos da Microsoft, às vezes pode haver alguns problemas com a exibição / conversão de determinados elementos. Isso não é ideal se você continuar trabalhando muito com asferramentas do Microsoft Office .Segurança:  ter dados hospedados na nuvem sempre apresenta um risco de segurança mais elevado em comparação com a hospedagem de dados localmente, embora o G Suite permita implementar medidas como a verificação em duas etapas para minimizar o risco.Problemas com várias contas:  se você tiver várias contas com o Google (por exemplo, uma conta profissional e pessoal), pode ser um pouco complicado ter que alternar entre contas e fazer login quase sempre. Seria bom se o G Suite reconhecesse sempre o último login que você usou quando se deslocava entre os aplicativos.Preços em planos mais altos:  Embora o plano Básico seja relativamente acessível por US $ 6 / usuário / mês, as organizações que optarem pelo plano de negócios intermediário encontrarão mais de US $ 12 / usuário / mês – não super barato se você tiver muitos funcionários. Há um enorme aumento de preço para US $ 25 / usuário / mês no plano Enterprise, o que representará uma despesa considerável para muitas empresas.

Agora, vamos dar uma olhada nas etapas envolvidas na configuração de uma conta do G Suite.

Primeiros passos no G Suite

Criando uma conta

Criar uma conta no G Suite é um processo surpreendentemente simples, com apenas alguns passos rápidos envolvidos. Primeiro você é solicitado a inserir alguns detalhes sobre sua empresa – nome, número de funcionários, país – e alguns detalhes de contato.

Em seguida, você é solicitado a conectar sua conta a um domínio. Você pode usar uma conta que já possui ou comprar uma nova pelo G Suite.

domínio do g suite

Dica: se você precisar comprar um domínio, recomendamos fazer isso por meio de um provedor de domínio como o Namecheap, em  vez do G Suite. Você encontrará um suporte melhor e provavelmente poupará um pouco de dinheiro também.

Em seguida, você será solicitado a inserir o endereço de e-mail que deseja usar (com o domínio que você indicou na etapa anterior) – por exemplo, [email protected] – e inserir uma senha.

Por fim, você só precisa escolher o plano que deseja comprar – um plano flexível com um contrato mensal ou um plano anual que o comprometerá com um contrato anual (observe que o G Suite será gratuito para o primeiro 14 dias – você pode cancelar durante este período sem fazer qualquer pagamento, se você decidir que o G Suite não é para você).

No entanto, uma coisa chata se você quiser se inscrever no plano Básico é que você só terá a opção de se inscrever no plano de Negócios nesta fase . Você precisará fazer o downgrade para o plano Básico um pouco mais tarde.

Além disso, você perceberá que não há um desconto real aplicado a um plano anual, fazendo com que você se pergunte por que escolheria um plano anual (especialmente porque precisará pagar uma taxa de ‘encerramento’ para cancelar). . Os descontos estão disponíveis, mas geralmente apenas se você se inscrever por meio de um representante ou revendedor do Google, em vez de on-line.

Configurar o G Suite

As próximas etapas envolvem adicionar pessoas à sua  conta do G Suite (se você tiver membros da equipe que deseja convidar) e verificar o nome do seu domínio para conectar seu novo e-mail. Os novos membros da equipe receberão os detalhes de login por e-mail, e você também poderá personalizar este e-mail de notificação.

g suite notificar equipe

Para verificar seu domínio, você pode escolher entre várias opções:

  • Adicionando um registro de host de domínio via TXT ou CNAME
  • Adicionando um registro MX de host de domínio
  • Fazendo upload de um arquivo HTML para o seu site
  • Adicionando uma meta tag ao seu site

Depois de concluir, você poderá acessar seu Admin Console, onde gerenciará tudo o que tem a ver com sua conta do G Suite, incluindo e-mail, usuários, aplicativos, dispositivos, relatórios e integrações. O Assistente de configuração do G Suite pode ajudá-lo nesse processo.

Consola administrativa de 2 g

Aplicativos do G Suite

Como mencionamos, uma verdadeira vantagem do G Suite é a variedade de ferramentas de produtividade e colaboração que ele oferece. Aqui está um resumo rápido de suas principais aplicações:

Gmail

gmail gmail

No cerne do G Suite está o Gmail, um aplicativo com o qual a maioria de nós provavelmente já está familiarizado, quer o tenhamos usado para e-mail pessoal ou profissional.

Embora a interface da versão do Gmail do G Suite seja praticamente idêntica à do Gmail que você usa para e-mail pessoal, ela inclui alguns recursos aprimorados. Além de poder usar um endereço de e-mail com seu próprio domínio, eles incluem:

  • Ser capaz de ler e redigir e-mails off-line
  • Ser capaz de criar endereços de email de grupo
  • Ativando Recibos de Leitura
  • Permitindo que os usuários usem o Gmail em outros clientes de e-mail (por exemplo, Outlook)
  • Permitindo que os usuários deleguem acesso de caixa de correio a outras pessoas
  • Ativando a criptografia S / MIME
  • E mais

O que gostamos: o  Gmail parece familiar e geralmente é fácil de usar. No aplicativo do Gmail, você também pode acessar o Hangouts Meet para videochamadas e também conversar com colegas – um ótimo exemplo de como os aplicativos do G Suite são fortemente integrados. Há também muitas extensões úteis que você pode usar, como o Streak, que permite o rastreamento de e-mail e a mala direta, e o Checker Plus para gerenciar várias contas do Gmail.

O que poderia ser melhorado:  Uma desvantagem é que, como um aplicativo baseado na web, parece muito diferente para usuários acostumados a usar software como o Outlook. Às vezes, pode parecer um pouco limitado (por exemplo, o Gmail faz uso de marcadores em vez de pastas, o que pode não ser conveniente para todos). Na minha opinião, isso não é um problema, mas a funcionalidade ainda permite fazer a maioria das coisas que você precisa fazer com seu e-mail – especialmente quando você tem as extensões certas ativadas.

Calendário

calendário do g suite

O calendário é outro aplicativo popular que requer pouca introdução. Assim como o Gmail, a  versão do Calendário do G Suite é semelhante à versão gratuita com a qual você já está familiarizado. Os calendários podem ser facilmente compartilhados entre membros da equipe e integrados a outros aplicativos do G Suite, como o Gmail e o Hangouts.

O que gostamos: o Google Agenda é projetado para permitir que os usuários compartilhem facilmente eventos, reuniões, tarefas e lembretes entre si, e até mesmo permite que você veja a disponibilidade de recursos, como salas de reunião e equipamentos. Há até um recurso útil “Encontrar um horário” que permite visualizar os calendários de vários usuários para encontrar espaços livres. Ele permite que você importe calendários externos, como o Outlook e o iCal, e até sincronize com os calendários do Exchange, caso precise usá-los.

O que poderia ser melhorado:  Na verdade, há muito pouco a ser criticado pelo Calendar, que funciona muito bem na maior parte do tempo. Pequenos problemas seriam o fato de que trabalhar com vários calendários às vezes pode ser inquietante, e que o calendário nacional ‘Feriados’ que é adicionado por padrão às vezes exibe feriados que são irrelevantes (por exemplo, feriados em outros estados ou regiões).

Dirigir

g suite drive

O G Suite’s Drive é uma poderosa ferramenta de armazenamento (alternativa ao Dropbox) que permite armazenar arquivos na nuvem e acessá-los facilmente por meio de um navegador da Web, sua área de trabalho (por exemplo, via Google File Stream) ou em dispositivos móveis. Também é popular: o Drive atingiu recentemente a marca de 1 bilhão de usuários , tornando-o um dos produtos mais usados ​​do Google.

O que gostamos: o Google Drive facilita muito o acesso e o compartilhamento de arquivos pelos usuários. Se você usa o Google File Stream, o acesso a arquivos é perfeito. Parece que você está abrindo arquivos diretamente do computador. Os administradores podem controlar as configurações de compartilhamento (por exemplo, especificando se os usuários podem compartilhar arquivos com pessoas de fora da organização). Os arquivos criados com o Documentos, o Planilhas e o Apresentações não são direcionados ao seu limite de armazenamento e, nos planos Comercial e Empresa do G Suite, você obtém armazenamento ilimitado (mais sobre isso abaixo).

O que poderia ser melhorado: embora o compartilhamento em sua organização (ou com outras contas do Google) seja fácil, o compartilhamento com endereços de e-mail que não são do Google pode ser uma tarefa difícil, pois exige que eles se inscrevam em uma conta do Google. Ele também pode ficar um pouco confuso se você estiver conectado a várias contas do Google (por exemplo, um profissional e uma conta pessoal) – sempre que acessar o Drive pela web, ele sempre entrará na conta padrão, em vez daquele que você usou pela última vez para acessar o Drive.

Documentos, Folhas e Apresentações

g suite docs

No Drive, você também tem acesso ao Documentos, Planilhas e Apresentações Google – a resposta do Google ao Microsoft Word, Excel e Powerpoint. O Documentos, o Planilhas e o Apresentações Google oferecem uma versão simplificada, mas funcional, dos produtos da Microsoft. Eles são compatíveis com os formatos de arquivo do Microsoft Office e são familiares o suficiente para que a maioria dos usuários possa começar a usá-los imediatamente.

O que nós gostamos:  Essas ferramentas de produtividade funcionam rapidamente e as alterações são feitas em tempo real – não é necessário economizar. Você pode ter vários usuários colaborando no mesmo documento ao mesmo tempo, sem precisar se preocupar com alterações conflitantes. O sistema de comentários (especialmente para o Docs) funciona muito bem. Além disso, o controle de versão é ótimo – você pode reverter para versões antigas (que são salvas automaticamente) com muita facilidade.

O que poderia ser melhorado:  como todos são baseados na Web, vale a pena observar que o Documentos, o Planilhas e o Apresentações não são tão poderosos quanto as versões para desktop do Word, Excel e Powerpoint. Ele não oferece todas as funcionalidades que você encontraria nos aplicativos da Microsoft (por exemplo, flexibilidade de formatação, fórmulas avançadas de planilhas), portanto, pode não ser ideal se você precisar criar documentos com esses recursos.

Hangouts Conheça e Converse

g suite se encontra

Embora você possa estar familiarizado com o Hangouts, o aplicativo de videochamadas do Google, o Hangouts Meet e o Bate-papo talvez sejam um pouco menos conhecidos, já que só foram lançados há alguns anos. Mas não há grande mistério aqui: o Hangouts Meet é a ferramenta de videoconferência do G Suite que permite agendar videochamadas com antecedência, e o Bate-papo é a ferramenta de bate-papo empresarial do G Suite (semelhante ao Slack).

O que gostamos:  somos grandes fãs da integração do Meet and Chat no Gmail, o que permite que você use essas ferramentas diretamente do seu e-mail sem ter que acessar um aplicativo separado. Como seria de esperar, a partilha de ficheiros e documentos do Drive nas duas ferramentas é perfeita. Ambas as ferramentas são muito poderosas também. O bate-papo suporta até 28 idiomas e o Meet tem integrações com o Calendário, recursos de apresentação e até mesmo a capacidade de transmitir ao vivo (um recurso que está sendo implantado progressivamente para todos os usuários).

O que poderia ser melhorado:  atualmente, a capacidade de gravar e salvar reuniões está disponível somente no plano de nível mais alto do G Suite. Seria interessante oferecer esse recurso útil também nos planos de nível inferior e médio.

Aplicativos adicionais

Outros aplicativos incluídos no G Suite  são:

  • Sites –  Para criar sites (muito) simples para uso interno ou público (por exemplo, intranets, hubs de projeto, wikis)
  • Keep –  aplicativo de anotação e manutenção de lista do Google
  • App Maker – Um criador de aplicativos intuitivo e de baixo código que permite que as equipes criem aplicativos personalizados (disponíveis nos planos Comercial e Corporativo)
  • Cloud Search  – Uma ferramenta de pesquisa avançada que permite pesquisar simultaneamente por todas as suas propriedades do G Suite (Gmail, Drive, Sites, Grupos, Calendário, etc.)

Outras características

É claro que o G Suite é mais do que apenas os aplicativos oferecidos, muitos dos quais estão disponíveis gratuitamente para usuários individuais. A vantagem de usar o G Suite é que, se você estiver gerenciando equipes, também poderá controlar as configurações do usuário, o acesso, a segurança, os dados e muito mais. Veja um breve resumo dos recursos extras de administração e segurança disponíveis no G Suite:

Admin Console

Já falamos sobre isso, mas o painel do Admin Console é uma maneira poderosa e fácil de usar para gerenciar a configuração do G Suite da sua organização. Lembre-se dos momentos em que você teve que implorar seu administrador de sistema para criar uma conta de e-mail para seu novo funcionário? Não mais. Aqui você pode fazer coisas como:

  • Adicionar e gerenciar usuários
  • Ativar e definir configurações de segurança (por exemplo, verificação em duas etapas)
  • Ativar / desativar aplicativos para usuários individuais
  • Acesse relatórios e registre padrões de uso, compartilhamento e colaboração
  • Use a barra de pesquisa universal para pesquisar usuários, grupos, configurações e ajuda
  • Gerenciar dispositivos
  • Gerenciar integrações com aplicativos de terceiros
  • Controlar onde diferentes dados são armazenados (por exemplo, EUA vs Europa)

Google Vault

Esse aplicativo de arquivamento permite que você gerencie como você retém e armazena os dados do G Suite, incluindo e-mails, bate-papos e arquivos no Google Drive. Ele permite que você pesquise, exporte e coloque retenções legais em dados para atender a quaisquer requisitos regulamentares aplicáveis ​​à sua organização. Observe que isso está disponível apenas nos planos Business e Enterprise .

Suporte do G Suite

Existem vários caminhos de suporte oferecidos pelo G Suite. A primeira é a Central de Ajuda, que está disponível para todos os usuários e oferece instruções passo a passo sobre como configurar diferentes aspectos da sua conta do G Suite. Nós o consideramos completo e fácil de seguir, com muitas informações úteis para ajudar você a configurar o G Suite conforme necessário (por exemplo, diferentes guias de início rápido, dependendo do tamanho da sua empresa).

guia de instalação do g suite

Os administradores também têm acesso a suporte por telefone, email e chat 24 horas por dia, 7 dias por semana. O suporte por telefone e email está disponível em 14 idiomas. Descobrimos que o suporte por chat é relativamente rápido e útil, com os agentes de suporte a envidar esforços genuínos para tentar resolver os nossos problemas (em vez de nos apontar os artigos existentes da Central de Ajuda).

Outros recursos de ajuda incluem um fórum de usuários da comunidade e a Comunidade do Google Cloud Connect.

g suite cloud conecte-se à comunidade

Preços

Para usuários corporativos, o G Suite  está disponível em três planos diferentes:

  • G Suite Basic , que custa US $ 6 por usuário por mês. Inclui e-mail, todas as principais aplicações e 30GB de armazenamento
  • O G Suite Business , que custa US $ 12 por usuário por mês, e vem com armazenamento ilimitado (ou 1TB se você tiver menos de 5 usuários), além de alguns recursos adicionais de arquivamento e pesquisa (por exemplo, Google Vault)
  • O G Suite Enterprise , que custa US $ 25 por usuário por mês, que vem com tudo incluído no plano de negócios, além de controles adicionais de administração e segurança

A maioria das pequenas e médias empresas provavelmente optaria pelo plano de negócios, onde você não precisa se preocupar com a falta de espaço de armazenamento. Você também pode optar por colocar alguns usuários no plano Enterprise se precisar desse nível extra de controle administrativo.

Em geral, os planos do G Suite geralmente são acessíveis, especialmente quando comparados a planos semelhantes oferecidos pelo Microsoft Office 365 (eles não oferecem armazenamento ilimitado, por exemplo).

Os custos obviamente aumentam quando você trabalha com equipes maiores, mas se conceder aos usuários acesso a esses aplicativos é importante, você se esforçaria para encontrar uma alternativa mais econômica.

Para descobrir qual plano seria o certo para você, confira nosso guia de preços do G Suite . Planos especiais também estão disponíveis para escolas e organizações sem fins lucrativos.

Como mencionamos anteriormente, os descontos podem estar disponíveis se você se inscrever para planos anuais, mas, na maioria dos casos, somente se você se inscrever por meio de um representante do Google (em vez de se inscrever on-line).

Revisão do G Suite: considerações finais

Há muito o que desembalar com o G Suite e, com tantos aplicativos, recursos e planos oferecidos, nem sempre é fácil entender o que exatamente é incluído e qual é a vantagem de um plano pago sobre as versões gratuitas para contas pessoais ( que lhe dão acesso a ferramentas importantes como o Gmail, o Drive e o Documentos Google.

No entanto, acreditamos que o G Suite é uma ótima solução para usuários profissionais ou empresariais que:

  • Deseja um endereço de e-mail em seu próprio domínio
  • Não quer se preocupar com limites de armazenamento
  • Prefiro trabalhar na nuvem
  • Precisa de acesso a aplicativos de produtividade
  • Quer permitir facilmente a colaboração entre os membros da equipe
  • Quer ser capaz de controlar coisas como o acesso do usuário, configurações de compartilhamento e configurações de segurança

Seu preço também o torna um dos pacotes de soluções de produtividade mais acessíveis . Embora existam planos com preços similares para o Microsoft Office , nenhum oferece armazenamento ilimitado sem pagar extra, dando ao G Suite uma enorme vantagem.

Resumindo: acreditamos que o G Suite se sustenta contra soluções comparáveis ​​e pode ser uma boa opção se sua equipe estiver no lado pequeno / médio. Para experimentá-lo gratuitamente por 14 dias, clique aqui .

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